Dal management dei dati al management della conoscenza. Le nuove tecnologie possono salvare i professionisti dai ricorrenti problemi di organizzazione dello studio tecnico.

Lo sviluppo e la realizzazione di un progetto comportano l’attivazione di un flusso di informazioni sempre crescente, portando gli uffici tecnici a confrontarsi quotidianamente con l’organizzazione e la manipolazione di un grandissimo volume di documenti su carta.
Senza il supporto della tecnologia moderna questo problema non sarebbe più gestibile.
Documenti cartacei quali lettere, fax, autorizzazioni, concessioni, bolle di consegna, ricevute, appuntamenti devono essere inseriti in un sistema di gestione per essere poi classificati e organizzati in modo da garantirne la sicurezza e la reperibilità.
Ogni professionista ha già un proprio metodo di gestione dei dati delle commesse, ma la ricerca e la consultazione a posteriori di uno specifico documento non sempre sono operazioni così immediate; la partecipazione di più collaboratori al processo di progettazione non fa che complicare la situazione, perché ognuno ha i propri criteri di ordine.
Rispetto alla tradizionale gestione dei documenti, i moderni sistemi di archiviazione, grazie ad un immagazzinamento strutturato, forniscono un supporto molto utile per la ricerca e la consultazione di documenti e informazioni. 
Tutti i dati di una commessa, sia che si tratti di documenti burocratici che di dati di progettazione come disegni, dettagli costruttivi, impianti, ecc... vengono gestiti dai sistemi di management che devono essere studiati per dare il supporto all’organizzazione sistematica dei documenti di progetto e alla gestione dei processi di lavoro. 
Lo scopo principale della gestione dei processi relativi alla progettazione deve essere però l’impostazione di procedure di gestione standard all’interno dell’ufficio, in modo da consentire a tutti gli interessati di avere accesso alle informazioni.
L’esperienza pratica dimostra però che nella maggior parte dei casi l’organizzazione dei processi all’interno dell’ufficio e del cantiere viene lasciata al caso. 
Il miglioramento e la semplificazione dei processi lavorativi renderebbero più razionale l’elaborazione della commessa, consentendo anche una programmazione oculata dei costi, delle scadenze e dei tempi.
Il controllo costante sui costi e sui ricavi di ogni commessa può essere coadiuvato in modo determinante da sistemi gestionali pensati e sviluppati nell’ottica della gestione del progetto.
L’integrazione completa delle nuove tecnologie nell’edilizia si otterrà solo quando software intelligenti si dimostreranno in grado di rilevare automaticamente, ad ogni modifica della tavola, le conseguenti variazioni di costi e scadenze o di rappresentare chiaramente in cantiere la relazione tra la progettazione e le procedure operative.
Le tecniche di comunicazione già disponibili consentono a tutti i partecipanti ad un progetto di svolgere un lavoro di gruppo perfettamente sincronizzato. 
Quando i rispettivi posti di lavoro si trovano in luoghi diversi, l’accesso alla piattaforma di progettazione comune avviene tramite Internet, che offre la distribuzione e l’accesso controllato a tutte le informazioni. 
Il software di gestione dei dati di progettazione deve però garantire la sicurezza di questo scambio di informazioni e l’univocità dei dati.